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Préparer votre séance photo

Eléments à prévoir pour un bon déroulement de votre séance photo scolaire

Voici quelques conseils pour bien préparer votre séance photo :

Communication préalable aux élèves : Informez-les quelques jours à l'avance de la séance photo et demandez-leur de porter des vêtements aux couleurs claires et colorées pour des photos dynamiques et vivantes.
Liste des non autorisés à être photographiés : Si certains élèves ne sont pas autorisés à être photographiés, veuillez nous fournir cette liste à l'avance. Cette information ne pourra pas être gérée le jour de la séance photo.

COLLEGE - LYCEE

Pour les collèges et lycées : Communiquez-nous l'ordre de passage des classes au moins 72 heures avant la séance photo par courriel. Prévoyez 15 minutes par classe pour les photos de groupe et individuelles dans le même local, et 20 minutes par classe si le groupe est en extérieur et les photos individuelles en intérieur. Pour les classes de 30 à 40 élèves, prévoyez 5 minutes supplémentaires.
Organisation de l'espace : Prévoyez 10 chaises en bois pour les élèves debout et 10 chaises standard pour les élèves assis. Si la classe compte 40 élèves, prévoyez également des tables à 4 pieds pour former un 4ème rang.
Salle intérieure : Assurez-vous de disposer d'une salle intérieure suffisamment grande et haute de plafond pour accueillir le groupe, sans éléments gênants tels que des armoires ou des tableaux. La salle doit être préparée la veille de la séance et non le matin même.
Fourniture des informations : Envoyez-nous le fichier Excel des élèves 48 heures à l'avance, avec les noms, prénoms et classes. Évitez les fichiers PDF pour faciliter l'affectation des noms des élèves, mais un export csv.

PRIMAIRE

Pour les écoles primaires : Précisez l'horaire d'ouverture de l'établissement afin que nous puissions nous installer 30 minutes avant l'arrivée des élèves. Si nécessaire, envoyez-nous un fichier Excel avec les noms des élèves et un listing des fratries.
Pour assurer une préparation en toute tranquillité, veuillez nous préciser l'horaire d'ouverture de l'établissement. Cela nous permettra de nous installer 30 minutes avant l'arrivée des élèves.
Si il est nécessaire d'affecter les noms, veuillez nous envoyer un fichier Excel dans les 48 heures précédant la séance photo, ainsi qu'une liste des fratries. Assurez-vous que le fichier contienne les accents si votre base de données les gère.
Définition de la pièce : Définissez précisément la pièce qui sera utilisée pour réaliser les photos de groupe et individuelles, en réfléchissant à l'aménagement nécessaire à l'avance.
Pour garantir une organisation fluide lors de la séance photo, veuillez préparer un ordre de passage en consignant toutes les informations nécessaires sur la feuille : classe, nom et prénom des élèves, nom du professeur, présence d'un Atsem, etc.

En suivant ces recommandations, nous pourrons garantir une séance photo efficace et réussie. Si vous avez d'autres questions ou demandes spécifiques, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail à info@studiocaron.fr.

DESIGNER UN REFERENT

Le photographe arrive généralement environ 30 minutes avant le début de la séance photo. Pour faciliter son arrivée et assurer une préparation efficace, veuillez prendre en compte les éléments suivants :

Communiquez l'horaire d'ouverture de l'établissement afin que le photographe puisse s'installer avant l'arrivée des élèves.
Désignez un contact référent le matin pour accueillir le photographe et assurez-vous de lui fournir un moyen de le contacter en cas de besoin. Cela permettra d'éviter toute attente au portail.
Informez ce contact référent du lieu précis de la séance photo pour faciliter l'orientation du photographe.
Préparez soigneusement le lieu de la séance photo conformément aux consignes fournies. Assurez-vous que la salle soit prête la veille et ayez les clés du local à disposition si nécessaire, afin de faciliter l'installation du photographe.

En prenant ces dispositions, vous contribuerez à assurer le bon déroulement de la séance photo et à garantir une expérience agréable pour tous.

IMPORTANT

Si aucune précision sur le contrat

- Nous communiquer le choix du thème cartonnage au plus tard 5j avant la séance photo
- Nous donner le choix de vos formats photos dans vos pochettes (si non précisé sur le contrat)
- Nous préciser le fonctionnement de vos formules fratries et les formats souhaités
- Préciser si ajout feuille de pré-commande
- Préciser si ajout feuille de recommande
- Faire un point avec le photographe concernant le contrat si des modifications sont envisagées.

- Donner votre RIB pour la vente internet

COMPLETER LES INFORMATION MANQUANTES DE VOTRE CONTRAT

Il est important de prendre en compte les éléments suivants en l'absence de précisions sur le contrat :

Communiquez-nous votre choix du thème cartonnage au plus tard 5 jours avant la séance photo.
Indiquez-nous les formats de photos que vous souhaitez dans vos pochettes, si cela n'est pas précisé sur le contrat.
Précisez-nous le fonctionnement de vos formules fratries et les formats souhaités.
Informez-nous si vous souhaitez ajouter une feuille de pré-commande ou de recommande.
Assurez-vous de faire le point avec le photographe concernant le contrat si des modifications sont envisagées.
Fournissez-nous votre RIB pour la vente sur internet.

En nous fournissant ces informations dans les délais indiqués, nous pourrons garantir une gestion efficace de votre séance photo et répondre au mieux à vos besoins et attentes.

aPRES LA SEANCE PHOTO

Veuillez préciser vos jours de décharge ou tout autre moyen de vous contacter si différent de celui de l'établissement. Assurez-vous de définir un référent pour faciliter la communication.

Voici le déroulement de la gestion de commande :

Vous devez nous confirmer par courriel que l'association nom élève et photo ne comporte aucune erreur. Cette confirmation écrite est obligatoire.
Sans cette confirmation écrite, aucun envoi ne part en production.
Suite à cela, vous recevrez par courrier ou via FTP en format PDF les feuilles de pré-commande ou les coupons d'accès.
Vous recevrez également un tableau récapitulatif de commande, que ce soit en version papier ou en format Excel, selon vos préférences à nous communiquer pour les commandes papier.

Si des photos individuelles manquent pour certains élèves, cela peut être dû à un refus ou à leur absence. Notre code couleur est le suivant : vert pour les élèves photographiés, jaune pour les refus non autorisés, et rouge pour les absents.

Nous vous avons transféré 3 à 5 dossiers et un fichier Excel :

Le dossier "pc" contient les planches contact à imprimer en format A4.
Le dossier "renome 640" contient les images en grand format pour affichage écran.
Le dossier "renome 120" contient les images en petit format pour importer dans Pro-Note ou tout autre logiciel.
Le dossier "professeurs" contient les images des professeurs.
Si nécessaire, un dossier "fratrie" est également inclus.
Le dossier "Trombi"

GROUPE TRADITIONNEL

MATERNELLE - PRIMAIRE

Pour la séance photo, veuillez prévoir des chaises ainsi que des cerceaux et des accessoires en premier plan pour les maternelles. De plus, des affiches non brillantes ou des illustrations des travaux des enfants peuvent être utilisées pour décorer les murs.

Voici un exemple de disposition.

1er plan : cerceaux décoratifs pour les maternelle et accessoires
1er rang : assis au sol
2eme rang : assis sur les chaises
3eme rang : debout sur les briques
4eme rang : debout sur les bancs et chaises

GROUPE CUBE

Pour ce qui est de la tendance actuelle des photos avec les enfants à l'intérieur de cubes, il est important de noter qu'il faut disposer d'un espace adéquat et que cela demande beaucoup de temps. Il est nécessaire d'organiser une séance photo spéciale pour les photos avec les cubes, en plus d'une séance photo traditionnelle pour les portraits. Cela implique d'avoir soit deux postes de travail photo, soit deux passages complets.

Comptez environ 1 heure par classe uniquement pour réaliser ce type de photo. Prévoyez également un temps supplémentaire de 30 à 45 minutes par classe pour obtenir un résultat satisfaisant. Ce temps supplémentaire permettra d'aider les enfants à choisir leur pose, de leur expliquer le produit, de les aider à se placer et de créer une image stylisée.

Il est vivement recommandé de demander aux enfants de réfléchir à leur pose dans le cube dans les jours précédant la séance photo afin de faciliter le processus et d'obtenir de meilleurs résultats.

Le groupe cube est esthétiquement plaisant, mais sa réalisation demande une préparation minutieuse, tant de la part du photographe que des enfants.

notes techniques

REMARQUES QUALITATIVES CONCERNANT LA SÉANCE PHOTO GROUPE

Le photographe est en mesure de décider si les critères techniques de la salle sont adaptés, et il peut, le cas échéant, demander un changement de lieu. Si vous préférez ne pas changer de locaux, un document écrit sera à signer pour consigner les remarques du photographe concernant le rendu des images en raison du choix de la salle ou du lieu de prise de vue.

Pour les prises de vue en extérieur, il est important de rappeler que la lumière varie selon l'heure du jour et la période de l'année. Nous recommandons d'éviter les séances photo par temps venteux, car cela peut entraîner des désagréments comme des cheveux décoiffés, notamment pour les jeunes filles. De plus, un temps ensoleillé, notamment en hiver ou après la pluie, peut parfois donner une lumière froide ou de qualité variable. Le photographe vous informera de ces conditions, et si vous choisissez de passer outre ses recommandations, cela devra être consigné par écrit.

Il est important de souligner que le Studio CARON est le seul à pouvoir décider de la qualité des tirages. Chaque photo doit être examinée dans des conditions d'éclairage calibré, correspondant à la lumière du jour et à une température de couleur spécifique. Différents types d'éclairage peuvent donner des résultats différents sur les photos. En cas de défaut de fabrication ou d'erreur de la part du Studio CARON, ceux-ci seront pris en charge sans frais supplémentaires pour le client.

ANNEXE À NOS CONDITIONS DE VENTE

En cas de commandes multiples, veuillez noter que les frais de port sont à ajouter. Aucun franco de port ne sera appliqué, sauf pour la première grosse commande, appelée "commande groupée".

Les invendus doivent être retournés à vos frais par courrier. Toutes les photos non restituées dans nos locaux seront facturées. Nous tenons à vous informer que les produits livrés restent sous votre responsabilité et demeurent la propriété du Studio CARON jusqu'à leur paiement intégral.

cloturer les comptes

VENTE TRADITIONNELLE OU LIVRAISON COMPLÈTE

Pour finaliser la gestion de votre compte photo scolaire, veuillez prendre en considération les éléments suivants :

Vous avez normalement reçu des BONS de LIVRAISON indiquant le nombre de produits livrés.
Si des recommandes ont été effectuées, vous recevrez une facture correspondante.
Afin de pouvoir facturer le total, nous avons besoin des éléments suivants :
1. Le détail complet des ventes (fichier Excel ou feuille de commande).
2. Le détail complet des invendus.
3. Le nombre de produits offerts aux professeurs.
4. Le retour des invendus dans nos locaux, y compris pour les accessoires.

Une fois ces informations fournies, nous serons en mesure d'établir la facturation correspondante.

QUESTIONs - REPONSES

Pouvez-vous me préciser à partir de quelle heure vous pouvez être là le matin

Bien sûr ! Je suis disponible dès l'heure que vous prévoyez le matin. En général, j'arrive 30 à 45 minutes en avance pour pouvoir m'installer correctement et être prêt à commencer à l'heure convenue. Il est important que la salle soit préparée la veille pour que je puisse débuter la séance photo sans retard ni interruption. Si vous avez des horaires spécifiques ou des exigences particulières, n'hésitez pas à me le faire savoir afin que je puisse m'adapter en conséquence.

Quel temps de pause pour le repas?

Pour ma pause repas, un temps de 45 minutes serait idéal. Cela me permettrait de prendre le temps de manger tranquillement et de me reposer un peu avant de reprendre les séances photo.

Il est également important de préciser que le repas devrait être fourni par l'établissement pour les collèges et lycées. Cette disposition assure une meilleure organisation de la journée et évite tout désagrément lié à la recherche d'un lieu de restauration à proximité. Si vous avez des directives spécifiques concernant la pause repas ou d'autres exigences à prendre en compte, n'hésitez pas à me les communiquer. Je suis là pour m'adapter à vos besoins et garantir le bon déroulement de la séance photo.

Combien de jours après la séance photo recevons nous nos coupons?

Les coupons de commande vous serons transmis dans les 7j après la fin de validation de l'association nom élèves et confirmation écrite par mail que tout est bon sans erreurs. Il est nécessaire de nous envoyer ce mail sans cela vous n'aurez pas vos coupons d'accès.

Combien de temps ont les familles pour rendre les commandes?

Les familles disposent généralement d'un délai de 3 à 5 semaines pour retourner leurs commandes. Ce laps de temps est généralement considéré comme adéquat pour permettre aux parents de prendre leur décision en toute tranquillité et de renvoyer leurs commandes dans les délais impartis. Toutefois, au-delà de cette période, il peut y avoir des inconvénients.

En effet, après cette période, il est courant que les parents oublient leurs commandes ou que ceux qui ont passé leur commande initialement trouvent le délai d'attente trop long. Cela peut entraîner des problèmes logistiques pour le traitement des commandes et l'organisation des livraisons.

Il est donc recommandé de respecter ce délai afin de garantir une bonne gestion des commandes et une satisfaction optimale des familles. En cas de besoin, il est toujours possible de mettre en place des rappels ou des communications pour encourager les familles à finaliser leurs commandes dans les délais impartis.

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