Quand arrive la fin d’un projet, notamment une séance photo scolaire, il est important de fournir certains documents justificatifs à la fois pour sa propre comptabilité en tant que photographe et pour celle de l’école. 

eNCAISSEMENT AU NOM DE L'ecole

Nous ne fournissons pas de facture justifiant la part école versée.

Dans le cas d'un encaissement école, celle-ci réalise l'intégralité des ventes en son nom, puis vous verse, généralement, 70% des ventes.

Ainsi, il est nécessaire pour l'école de déclarer comptablement plusieurs documents : 

voir circulaire 2003

Rappel important :
Dans ce cas, l’école est le vendeur auprès des parents, et le photographe un prestataire qu’elle paie pour réaliser les photos scolaires. 

Ce qui implique que :

• le chiffre d’affaires de l’école correspond au montant total des commandes groupées (et pas seulement à sa part)

• la prestation du photographe (donc la part du photographe sur les ventes groupées) correspond à une charge pour l’école

• la différence entre ces deux montants représente la part école.

Il faut que l’école justifie 2 montants dans sa comptabilité :

• le chiffre d’affaires réalisé (le montant total des commandes groupées)

• le coût de la prestation du photographe.

Elle n’a pas besoin d’un document pour justifier le versement qu’elle a reçu, qui ne constitue que la différence entre ces deux montants. Le fait que Lumys ne lui reverse que sa part est une facilité pour l’école : cela lui évite d’avoir à faire un versement au photographe de son côté, cela limite simplement les flux financiers. Mais cela ne change rien à la réalité comptable.

Ainsi, il est nécessaire pour l'école de déclarer comptablement plusieurs documents : 

• 3 documents à sa disposition* pour justifier le Chiffre d'Affaires

• • La Synthèse des ventes (format PDF) : Reprend de manière synthétique l'ensemble des ventes par produits, et la répartition des ventes école/photographe

  • L'ensemble des Bons de commandes (format PDF) : Comprend l'ensemble des bons de commandes des parents (attention, comptablement, ce document est fastidieux, il est donc recommandé de l'accompagner du fichier suivant).

  • Le détail des commandes (format CSV) : tableau listant les informations complètes par numéro de commande

Ces documents sont tous téléchargeables depuis votre interface école.

Puis, soustraire la facture de prestation photographique (votre part).

• 1 document pour justifier la part photographe :

• • Votre facture de prestation (format PDF) : Reprend le montant de la part Photographe sur l'ensemble des ventes

Explication :

Ecole : pour justifier le chiffre d'affaire, accessible depuis votre interface école :

• Le pdf des bons de commandes

• Le csv du détail des commandes (facultatif)

• La facture de prestation du photographe (générée automatiquement par le site lumys et envoyée à l'école par lumys) et envoyée à la fin des vente sur votre e-mail. pensez a vérifier dans vos spams)

Photographe : pour justifier les Charges

• La facture de prestation du photographe ((générée automatiquement par le site lumys et envoyée à l'école par lumys)

Et pour les chèques et espèces

Si vous acceptez les paiements par chèque et ce toujours dans le cadre d’un encaissement au nom de l’école. Nous reverserons la part des sommes encaissées en carte bleue sur le site ainsi que la comptabilité sera effectuées sur les chèques et espèce. L’école qui devra encaisser les paiements par chèque et espèce et  Lumys effectuera la différence lors du versement final. Vous n'avez plus rien à faire.

Le versement sur lumys scolaire

Les 5 et 20 de chaque mois, nous vous reversons le montant de vos ventes. Le versement est fait déduction faite des frais de laboratoire et de la commission de 6 %.

Le 20, nous vous reversons les ventes de la premiere quinzaine du mois en cours.

Le 5, nous vous reversons les ventes de la deuxième quinzaine du mois précédent.

Sur Lumys Scolaire, nous prenons en compte la date de fin de la commande groupée pour le versement.

Prenons un exemple :

Si vous planifiez une date de fin de commande groupée au 7/06/20xx :
Puisque la commande se termine avant le 15 du mois alors vous recevez votre versement le 20 juin.
Dans le cas où la commande groupée se termine le 16/06/20xx alors le versement se fera au 5 du mois de juillet.

La commission lumys scolaire

La commission de 6% HT, TVA 20% en plus est à la charge du photographe. La commission n’est pas directement déduite de ce qui est versé à l’école car vous êtes le client utilisateur de Lumys et non l’école. Le photographe règlera la commission à Lumys.

NOTES

Note sur le CSV du détail des commandes mentionné dans les 3 tableaux :

• Le CSV du détail des commandes est d’une grande aide pour obtenir les totaux. Il a la même valeur comptable que la synthèse des ventes : ce n’est pas un document comptable recevable seul, mais il sera apprécié des comptables car il leur facilite la vie 🙂

• Vous pouvez récupérer un CSV avec le détail des commandes :

  • sur l’interface école, dans le menu « Détail des commandes » : ce document est destiné à l’école et ne contient pas certaines informations comme les frais de production ou les commandes isolées. C’est ce document qui est réellement adapté pour l’école donc il vaut mieux guider l’école pour qu’elle le récupère depuis son interface. Pour rappel, il existe un tutoriel vidéo de l’interface école :en découvrir plus

EN VENTE TRADITIONNELLE

Voici les éléments nécessaires pour clôturer vos comptes de photo scolaire lors d'une vente traditionnelle hors web :

• Bons de livraison : Vous recevez généralement des bons de livraison indiquant le nombre de produits livrés lors de la séance photo.

• Facturation des recommandes : Si des recommandes ont été effectuées, vous recevrez une facture correspondante pour ces commandes supplémentaires.

• Éléments pour la facturation : Pour établir la facture finale, nous avons besoin des éléments suivants :

  1. Le détail complet des ventes, comprenant les produits vendus, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux.

  2. Le détail complet des invendus, précisant les produits restants et les quantités invendues.

  3. Le nombre de gratuités accordées aux enseignants ou au personnel de l'école, le cas échéant.

  4. Le retour des invendus dans nos locaux, y compris les accessoires éventuels non vendus.

Suite à la réception de ces informations, nous serons en mesure d'établir la facturation correspondante. Il n'est pas possible de regrouper les factures, chaque recommande en lot étant accompagnée d'une facture distincte, en plus de la facture finale suite au retour des invendus. Si vous avez besoin de plus amples informations ou d'assistance, n'hésitez pas à nous contacter.