FAQ
Organisation des séances photos
Voici les éléments qui permettrons de mieux gérer la séance photo de vos élèves
Les horaires de passage doivent être respectés à la minute près. 5mn de retard cela est important notamment sur 15mn.
- demander aux élèves de porter des couleurs claires ET colorées
- nous communiquer l'ordre de passage des classes au plus tard 72h avant la séance photo par e-mail
prévoir 15mn/classe groupe + portraits dans même local
prévoir 20mn/classe si le groupe est réalisé en extérieur et individuelles en intérieur
SI BEAU TEMPS en extérieur
- prévoir 20 chaises en bois et non en tissu
SI PLUIE soutenue
- prévoir une salle intérieure suffisamment grande pour accueillir le groupe avec le mur du fond sans éléments gênants (armoire tableau etc...). Les tables et chaises devront être débarrassées. La salle préparée. - prévoir 20 chaises en bois et non en tissu Le photographe décide si les critères techniques de la salle lui conviennent et peut le cas échéant demander changement.. Dans la mesure du possible un hauteur sous plafond importante est préférable
Jour séance photo
- Fournir la liste des élèves 30mn avant la première classe sur clef usb en fichier excel (avec accents si votre base de donnée les gère)
1 classe par feuille excel avec classe - nom - prénom avec accents si nécessité.
- la MÊME liste sur support papier A4 pour passage des élèves.
NOTA: le photographe n'a pas à gérer l'autorité : le professeur accompagnant doit obligatoirement veiller au calme des élèves. Le rôle du photographe est de les mettre en confiance, aucunement de s'occuper de l'autorité de la classe.
Notes concernant la gestion
Renommage le jour séance photo : Transfert des photos sur votre ordinateur le jour même
4 dossiers et un fichier
Trombi = vos trombinoscopes prêt à imprimer
Renome 640 : vos fichiers classés par classe pour import
Tous = l'ensemble des fichiers élèves renommés en vrac
Profs = les photos des professeurs
un fichier excel suite à la séance photo
Ce que vous devez nous transmettre rapidement
Voici le déroulement de la gestion de commande
Vérification des fichiers images renommés : confirmer par émail qu'il n'y a aucune erreur dans l'affectation du nom des élèves. Sans confirmation aucune image ne part en production. Nous ne saurons être responsable de délai importants si vous tardez.
sur le fichier de séance photo : rouge = absent / vert = présent / jaune = refus
Pouvez-vous me préciser à partir de quelle heure vous pouvez être là le matin
Le matin je suis la à l'heure que vous prévoyez. J'arrive 30-45mn en avance afin de m'installer. La salle doit être préparée.
Quel temps de pause souhaitez-vous pour votre repas?
La pause repas de 45mn me permet de manger tranquillement.
Internet
Premièrement a t’on le droit de diffuser les photos sur internet ?
A vrai dire les photos peuvent être diffusées sur le net à partir du moment ou elles sont sécurisées donc avec un code unique pour chaque enfant.
Deuxièmement les photos ainsi que le site sont-ils vraiment sécurisés ?
Bien-sûr le site est 100 % sécurisé ! Ainsi les photos sont accessibles seulement avec un code sécurisé et sont aussi protégées à l’aide d’un filigrane. Et aussi les paiements par carte bancaires sont sécurisés avec la solution 3D Secure.
Comment se connecter pour commander?
Retrouvez plus de détail en cliquant ici : FAQ parents.
Des élèves sont en erreur de nom sur le web
Question : en 5°8 les photos de jade L---- et Hugo L------- ont été inversées
Réponse : nous effectuerons la correction. Si les code web sont déjà transmis. Ils auront le même code. seul le visuels photo changera.Si une commande a déjà été généree aucune modification ne sera possible.
Autorisations parentales
En début d'année scolaire, les parents ont une autorisation parentale à fournir aux établissements scolaires. Je vous précise que l'autorisation parentale doit porter sur la réalisation des photos scolaire en vue de la vente te pas sur les sorties organisées dans l'année scolaire. Malgré cela, il y a des loupés. Certains enfants se retrouvent en ligne alors qu'ils ne le devraient pas !
Il est capital que les établissements scolaires contrôlent les autorisations parentales et vous rassurent concernant les publications.
Dans le cadre de la réglementation scolaire, il appartient au responsable de l'établissement ou au directeur de l'école de s'assurer que les autorisations parentales ont bien été validées et signées par les parents d'élèves.
D'autre part, le photographe professionnel est engagé à vérifier que le responsable de l'établissement ou le directeur de l'école s'est assuré que les autorisations parentales ont bien été validées et signées par les parents d'élèves. A ce titre il vous pose la question et vous devez l'informer.
Des élèves ont changé de classe en vente web
Question : les élèves suivants ont changé de classe. mais la photo de classe a déjà été réalisé.
Cas 01 : les photos ne sont pas encore en ligne.
Dans ce cas nous pouvons effectuer la correction et le groupe sera celui ou l'élève est nouvellement affecté. Si l'élève souhaite le groupe ou il été photographié dans ce cas il doit rester dans la classe ou il est présent sur la photo de groupe.
Cas 02 : Les code web ont été transmis et les photos sont en ligne.
Les photos sont déjà en ligne avec les codes intégrés. Le changement de classe n’est plus possible. Cela aurai pour fonction de désactiver les précédents codes. Nous pouvons les intégrer dans la nouvelle classe avec de nouveaux codes mais le groupe livré sera celui dans la classe ou il es affecté. Donc si il est présent sur la photo de classe de 45 et qu'il a changé pour être en 43 il aura le groupe de 43 ou il ne figure pas dessus. Si il veut le groupe de 45 il doit rester affecté en 45.
Il peut commander le groupe de l'autre classe avec un code groupe.
INFORMATIONS
Fratries offertes
Nous déconseillons d'offrir les photos fratries dans le sens ou tout service a une valeur et en faisant ainsi on incite à la gratuité. En tant que photographe notre travail doit être récompensé et à ce titre offrir les photos fratries indique clairement que notre valeur est nulle. Nous ne sommes pas bénévoles mais une entreprise qui paye ses charges. L'école peut quant à elle prendre sur ses marges afin d'offrir ces dites photos. Nous ferons dans ce cas un geste commercial mais pas de gratuité. La tendance générale des écoles est de faire peser l'intégralité de la gratuité sur le photographe. Par contre une offre promotionnelle est plus efficace.
Combien de jours après la prise de vue recevons-nous les coupons de commande ?
Les coupons de commande sont transmis 7j ouvré maxi hors délai postal après la vérification et confirmation par email de l'association image nom élève.
sur l'ordinateur du CPE ou vous avez mis les photos, nous ne voyons pas les photos individuelles de certains élèves
est-ce parce qu'ils n'ont pas voulus être pris individuellement, ou vous ne nous les avez- pas transférés;?
Si vous avez oublié de mettre les accents sur votre export excel ou fourni un fichier différent de votre inscription sur votre base les élèves ne seront pas importés.
En général, combien de temps laissez-vous aux familles pour rendre les coupons ?
C'est vous qui définissez la durée. Un délai de 3 semaines est l'idéal. Quant à nous les commandes peuvent être effectuée jusque mi juin. Les fichiers sont détruits en août.
Remarques qualitatives
Concernant la séance photo groupe
Le photographe décide si les critères techniques de la salle lui conviennent et peut le cas échéant demander changement. Au cas où vous ne souhaiteriez pas changer de locaux, un document écrit sera à signer relatant les remarques du photographe sur le rendu des images dû au choix de la salle ou du lieu de prise de vue.
Pour des prises de vue extérieures nous vous rappelons que la lumière varie dans la journée en fonction de l’horaire et la de la période de l’année. Par ailleurs nous déconseillons la réalisation des photos lors de vent, les filles seront décoiffées. De plus un temps ensoleillé (hiver, suite à pluie, brume matinale …) donne parfois une lumière froide ou non qualitative. Le photographe vous en informera et si passez outre la décision du photographe cela devra être stipulé par écrit.
Qualité des tirages
Le studio CARON est le seul capable de décider de la qualité de ses tirages. Nous vous rappelons qu’une photo doit être examinée sous un éclairage calibré lumière du jour à une certaine température de couleur. Des éclairages différents peuvent donner un rendu différent aux photos. Bien entendu un défaut de fabrication ou une erreur du Studio CARON sera pris en charge par le Studio CARON sans frais pour le client.
Nous mettons tout en œuvre pour vous satisfaire.
Effectuer la comptabilité des photos
Voici les éléments nous permettant de clôturer vos comptes photo scolaire
- Vous avez en général reçus des BON de LIVRAISON indiquant le nombre de produits livrés
- Si des recommandes ont été effectuées, vous recevez une facture.
- Pour vous facturer le total il nous faut les éléments suivants
-1- le détail complet des ventes
-2- le détail complet des invendus
-3-le nombre de gratuité professeur
-4-le retour des invendus en nos locaux (y compris des accessoires)
suite à cela nous pourrons vous établir la facturation correspondante.
AUTORISATIONS
Habituellement vous faites signer des autorisations pour tout usage notamment activités. Sachez que ces autorisations ne sont pas valides et par ailleurs les familles souvent refusent ces autorisations mais acceptent celles relatives aux photos scolaires.
Nous vous conseillons et recommandons fortement de faire signer des autorisations spécifiques pour la photo scolaire. Il est aussi conseillé de les faire signer au préalable au dossier d'inscription en juin notamment pour les établissements réalisant les photos tôt dans l'année.
COMMANDER POUR LES PARENTS (web)
Question
Plusieurs familles nous ont fait part de leur difficultés "technologiques" pour commander leurs photos sur votre site. Auriez-vous un formulaire papier que je puisse leur remettre ?
Réponse
Afin d'aider les familles pour les commandes, vous devez passer commande en créant une commande au nom de l'établissement en choisissant commande chèque ou espèce. Vous ajoutez le code enfant et générez sa commande. Si vous avez plusieurs enfants vous ajoutez plusieurs codes en définissant pour chacun des enfants ses besoins.
N'oubliez pas de valider ensuite via votre interface d'administration leur commande dès qu'elle est réglée.
Le formulaire papier n'est pas disponible.